Arbeidsflyt for arbeidsordre

En arbeidsflyt er alle stegene (statusene) en arbeidsordre går gjennom fra den opprettes og til den ferdigstilles (lukkes). Ulike arbeidsordretyper kan ha ulike arbeidsflyter, avhengig av hvilken prosess som skal følges. Mellom hver steg/status kan det legges inn betingelser for at ordren skal kunne endres, og/eller validering av data i ordren. Det kan også legges til etterbehandlingsregler, som gjerne kan være oppdatering av et eksternt system, utsending av et varsel eller automatisk generering av nye ordrer. 

For booking og SMS-utsending brukes en tilpasset arbeidsflyt, med følgende statuser (fargekoder er de samme som blir brukt i booking-kalender og kart):

 Åpen - arbeidsordren er opprettet men det er ikke påbegynt noe arbeid

 Under planlegging - booking-ansvarlig jobber med arbeidsordren, og planlegger den i tid og i forhold til tilgjengelige ressurser

 Klar til utskrift (kun for brevbooking) - booking-ansvarlig er ferdig med å planlegge arbeidsordren, og den er tidfestet og tildelt tilgjengelig ressurs. Det er klart for at kundebrev skal kunne genereres.

 Venter på respons - det har blitt sendt ut en booking-SMS eller generert brev til kunden, men kunden har ikke svart. Arbeidsordren settes automatisk i denne statusen når booking-SMS sendes ut til kunden, eller brev er generert. Booking-ansvarlig må overvåke denne statusen for å følge med på ordre som ikke blir besvart av kunde.

 Manuell oppfølging - arbeidsordren krever manuell oppfølging av booking før den er klar til utførelse. Dette kan skyldes

• At SMS ikke kunne sendes til kunden (manglende/ugyldig telefonnummer, kunde ønsker ikke å motta SMS, teknisk feil med utsending av SMS)
• Kunden svarte KONTAKT, eller noe annet enn OK på booking-SMS/booking-brev

I de aller fleste tilfellene vil arbeidsordren settes automatisk i status Manuell oppfølging basert på SMS-respons. Men det er også mulig å flytte arbeidsordren til denne statusen manuelt.

 Klar til utførelse - tidspunkt for utførelse av arbeidsordre er bekreftet med kunde, og arbeidsordren er tilgjengelig i PowerCatch mobil for den montøren som er ansvarlig for arbeidsordren. Denne statusen settes automatisk eller manuelt:

• Hvis kunde svarte OK på booking-SMS eller brev, settes arbeidsordren automatisk til denne statusen
• Hvis en bekreftelses-SMS blir sendt fra arbeidsordren mens den er i status Manuell oppfølging, settes arbeidsordren automatisk til denne statusen.
• Booking kan manuelt flytte en arbeidsordre fra status Manuell oppfølgingtil Klar til utførelse ved å klikke "Send til utførelse" i arbeidsordrevisningen (se eget avsnitt)

 Under arbeid - montøren har begynt å jobbe på arbeidsordren i felt. Merk at denne statusen ikke er påkrevd, slik at en arbeidsordre kan gå direkte fra Klar til utførelse til Løst.

 Løst - montøren har avsluttet arbeidsordren. Dette kan enten bety at arbeidet ble utført som planlagt, eller at ordren ikke kunne gjennomføres. Se kapittel 6 for mer informasjon om dette.

 Reåpnet - arbeidsordren har vært løst tidligere, men har blitt reåpnet for å gjøre et nytt forsøk. Fra Reåpnet må arbeidsordren flyttes manuelt til Under planlegging for å gå gjennom løpet på nytt.

 Lukket - arbeidsordren er ferdigbehandlet i PowerCatch. Denne statusen settes automatisk eller manuelt:

• Hvis målerbyttet ble gjennomført uten problemer, settes arbeidsordre automatisk til lukket
• Hvis booking vurderer at en arbeidsordre ikke lenger skal forsøkes gjennomført, settes den manuelt i status Lukket. 

 Avvist i Quant - validering i Quant har feilet, og Quant har derfor sendt ordren tilbake til PowerCatch for å rettes opp i. Fra Avvist i Quant må arbeidsordren flyttes manuelt til Manuell oppfølging for å få rettet opp i problemet snarest. Booking må overvåke denne statusen for å følge med på ordre som må følges opp manuelt.

NB: i kartet har ordre med denne statusen samme symbol som arbeidsordre i status Manuell oppfølging

 På vent - arbeidsordren er satt midlertidig på vent, f.eks. fordi en kunde er utilgjengelig i et tidsrom.

Visning av arbeidsordre

Ved å klikke på den unike nøkkelen (ID-en) til en arbeisdordre, åpnes arbeidsordren med skjermbilde for visning av saken, med flere ulike faner med informasjon.

Under emnefeltet ligger en knapperad med de mest brukte funksjonene. Knappene vil variere noe avhengig av hvor arbeidsordren befinner seg i arbeidsflyten, men de som er mest aktuelle er;

• «Rediger» arbeidsordre 
• «Tildel meg» – arbeidsordreen tildeles automatisk til pålogget bruker
• «Kommentar» – dersom du klikker denne menyknappen havner du i feltet for å skrive inn en kommentar på saken. Klikk «Legg til» for å fullføre og knytte teksten til saken
• «Flere handlinger» – under denne menyknappen finnes flere valg. Dette er nærmere beskrevet i et eget avsnitt.

I tillegg vises hvilken status arbeidsordren har. Merk at fargebakgrunnen på statusteksten på saksvisning ikke matcher fargene i kartet og booking-kalenderen (dette er en begrensning i underliggende plattform).

Flere handlinger

Skjermbildet under viser ulike valg under menypunktet «Flere handlinger».

De mest aktuelle menyene her vil være;

• «Send SMS» - mulighet for å sende SMS til kunden. Menypunktet er kun tilgjengelig for gitte statuser i arbeidsordren, hvis arbeidsordren har et mobilnummer, og hvis det ikke er huket av for "Skal kunden ha SMS". Se Utsending av SMS fra saksvisning for mer informasjon om denne funksjonen. 
• «Se saken i Mapit» - åpner saken i kartvisning i en ny fane i nettleseren. Dette vil kun fungere hvis arbeidsordren har en gyldig posisjon
• «Se saken i Booking» - åpner saken i Booking-kalender. Dette vil kun fungere hvis arbeidsordren har feltene "Planlagt starttid" og "Ansvarlig" utfylt
• «Legg ved filer» – mulighet for å laste opp ett eller flere vedlegg til saken
• «Legg ved skjermbilde»
• «Lenke» – dersom det skal lenkes fra en sak til en annen.