Masseoppdatering

Masseoppdatering er en nyttig funksjon som gjør det mulig å utføre endringer på mange oppgaver samtidig.

Ta utgangspunkt i et liste over de oppgavene du ønsker å endre.
Gå til saksnavigator og søk frem de oppgavene du ønsker å jobbe med. Filtrer eventuelt videre ved behov. Du kan også bruke forhåndsdefinerte filtre.
Fra listen med søkeresultatet velger du tannhjulet i høyre hjørne og valget "masseoppdatering":

Velg enten "alle" oppgavene fra utvalget, eller "gjeldende side" dersom de oppgavene du ønsker å endre er alle på førstesiden.

Videre dialog og valgmuligheter vil variere noe ut fra arbeidsflyten som er definert for det prosjektet du er i, men alle går igjennom følgende 4 steg:

Velg sak
Velg operasjon
Operasjonsdetaljer
Bekreftelse

Merk at Masseoppdateringsfunksjonen har en begrensning på maks 1000 saker samtidig. Du må derfor søke og filtrere slik at trefflisten du jobber med ikke overstiger 1000 saker.
Tilgang til masseoppdatering er også rettighetsstyrt.

Velg sak

I steg velger du hvilke saker du vil utføre masseoperasjon på. Du kan krysse av i boksen på menylinja om du ønsker å velge alle sakene. Hvis ikke krysser du av for den eller de sakene som du ønsker. Klikk "Neste" når du har valgt alle oppgavene.

Velg Operasjon

I steg 2 velger du hva du ønsker å gjøre med oppgavene. I eksemplet her velger vi "Overgangssaker" som gjør at vi kan flytte oppgavene fra en status i arbeidflyten til en annen.

Operasjonsdetaljer

Valgmulighetene du får i dette steget kommer altså an på hvilken operasjon du har valgt, men også på andre aspekter som hvilket prosjekt, hvilken type sak, hvilken arbeidsflyt som er definert m.m.

I eksemplet vårt med overgangssaker vil du få presentert tilgjengelige handlinger i arbeidsflyten, hvilke statuser den aktuelle handlingen flytter oppgaver fra og til, i tillegg til liste over hvilke av dine utvalgte saker som blir berørt dersom du velger denne overgangen.
Her har vi valgt handlingen "Løs sak". Denne handlingen er mulig å velge for oppgaver i statusene "Under arbeid", "Klar til utførelse" og "Under Planlegging" og ny status vil bli "Løst".

Bekreftelse

I det siste steget bekrefter du at alle valgene stemmer før du gjennomfører operasjonen. Her kan du også velge om det skal sendes ut epostvarsel på berørte saker. Det kan være lurt å tenke etter om det er nødvendig å sende ut epostvarsel, ettersom det kan generere mange eposter til mange personer.