Document toolboxDocument toolbox

Videre behandling av planlagt oppgave

Owned by Lillann Henriksen Solberg
May 06, 2020


Påminnelser

Bookingpåminnelse

Hvis en kunde ikke har svart på den opprinnelige bookinghenvendelsen innen et gitt tidsrom, kan man konfigurere at det automatisk bli sendt ut en booking-påminnelse (dersom ordren inneholder et telefonnummer). Ordren vil bli flyttet til status "Manuell oppfølging" i dette tilfellet. Hvor lang tid det tar før påminnelsen sendes ut, er konfigurerbart av administrator, og vil variere avhengig av om opprinnelig booking skjer per SMS eller per brev.

Ansvarlig for planleggingen må derfor overvåke ordre i statusen "Manuell oppfølging". For ordre der man ikke lenger ønsker å vente på respons, og før påminnelsen er sendt ut, kan du manuelt flytte dem over i Manuell oppfølging ved å gå inn på arbeidsordren og klikke "Følg opp manuelt".  

Avtalepåminnelse

For ordre som er bekreftet av kunde og i status Klar til utførelse, kan man konfigurere at det automatisk bli sendt en avtalepåminnelse på SMS til kunde dagen før tidspunktet for målerbytte (dersom ordren inneholder et telefonnummer).

Manuell oppfølging av ordre

Ordre i status "Manuell oppfølging" må overvåkes og håndteres individuelt. I mange tilfeller må kunden kontaktes per telefon for å avklare tidspunkt.

Manuell bekreftelse på at tidspunkt passer

Når kunden har blitt kontaktet, og det er enighet om tidspunkt for gjennomføring av ordren, må status på ordren endres manuelt.

Åpne ordren fra kartet eller kalender.

  • Hvis kunden ikke trenger bekreftelses-SMS: klikk Send til utførelse.
    Typiske tilfeller der det ikke er behov for bekreftelses-SMS er når kunden svarer "Ok!!", "Det er greit", eller tilsvarende (altså når systemet ikke gjenkjenner det som en bekreftelse, siden teksten ikke er nøyaktig "OK"). 
  • Hvis kunden skal ha bekreftelses-SMS: fra menyen "Flere handlinger", velg "Send SMS". Deretter velges meldingstype "Bookingbekreftelse". Dette vil føre til at ordren flyttes automatisk til status "Klar til utførelse".
    En bekreftelses-SMS sendes gjerne ut når avtale har blitt bekreftet per telefon.

Ordren vil nå være tilgjengelig på mobil for ansvarlig montør når han/hun synkroniserer neste gang.


Foreslått tidspunkt passer ikke

Dersom planlagt tidspunkt ikke passer for kunden, søk fram til arbeidsordren (i kart eller saksnavigatoren) og åpne den. I en annen fane, åpne kalender, og finn et nytt passende tidspunkt. 

Når du har funnet et nytt tidspunkt som passer for kunden, kan du justere tidspunkt/ansvarlig manuelt, eller dra ordren inn i kalenderen på nytt.

Dra inn ordren på nytt: I kalender, bla fram til dagen for det nye tidspunktet. I fanen som inneholder selve ordren, hold nede venstre museknapp på saks-ID, ta tak i den og dra den inn i kalender på ønsket tidspunkt. 

Manuell redigering: Klikk rediger på saken, og sett "Planlagt starttid" til det nye tidspunktet. Du kan også manuelt justere på estimatet. Hvis du f.eks. har blitt enig med kunden om at montøren kan komme den 22.04.2020  mellom kl 10 og 11, setter du planlagt starttid til 22.04.2020 10:00:00, og estimat til 1h (1 time). Ansvarlig settes til tilgjengelig montør.


Kunde er midlertidig ikke tilgjengelig

Dersom kunden er midlertidig utilgjengelig, settes ordren på vent:

  • Åpne ordren fra kartet eller kalender
  • Gå til menyen "Arbeidsflyt" og velg "Sett på vent". 


Du vil da få opp en skjerm som lar deg angi et omtrentlig tidspunkt for når kunden er tilbake. Du har også mulighet til å endre ansvarlig (f.eks. sette den til utildelt).

Når det oppnås kontakt med kunden kan status endres manuelt på samme måte, eventuelt planlegge ordren på nytt.