Document toolboxDocument toolbox

Veileder AMS utrulling med Bookit

Owned by Lillann Henriksen Solberg
Apr 03, 2020

Innledning

Powercatch legger tilrette for effektiv utrulling av smarte strømmålere, inkludert å gjøre avtaler direkte med sluttkunden, gjennom funksjonalitet i kalendermodulen Bookit, kartmodulen Mapit og en integrert SMS løsning. 

Bookit benyttes av planleggere i kundesenteret for å tidfeste hvert målerbytte (ordre) i utrullingsperioden. Planleggeren legger opp en hensiktsmessig rekkefølge for å utføre målerbytter i et område, basert på tilgjengelige montører, fornuftig kjørerute, samt andre parametre. Når planlegger har lagt opp en dagsplan for en montør eller gruppe montører, kan det sendes ut en sms eller brev til sluttkunden med foreslått tidspunkt, som kunden skal besvare. 


Basisfunksjoner


Ettersom Powercatch benytter seg av Atlassian Jira vil noen basisfunksjoner som knappeutførelse og standard ikoner kunne endres mellom versjoner.  Dersom det er avvik mellom skjermbildene og det du ser på skjermen kan dette skyldes ulike versjoner. 


Søk, filter og saksnavigator

Powercatch har kraftig søke- og filtreringsfunksjonalitet som kan benyttes til rapportering, masseoppdatering, analyser, oversikter mm. Søk kan også lagres, og et lagret søk kalles et filter. Filtre kan deles med andre, presenteres på ulike måter på et dashbord, og abonneres på. Favorittmarkerte filter gjøres også tilgjengelig for visning i kartet. Det finnes både en enkel og en avansert søkemulighet og i tillegg hurtigsøksfunksjoner.

Ved å klikke på menypunktet «Saker» i toppmenyen kommer du inn i søk- og filter delen av Powercatch, også kalt saksnavigator.

Klikker du på «Nytt filter» vil du se alle arbeidsordre du har tilgang til i Powercatch. 

Gjør deretter et søk/utvalg ved å benytte knappene slik som Prosjekt, sakstype, status osv. Slik vil søket bli forfinet til du finner den informasjonen du er ute etter. Du kan også legge til andre felter du ønsker å søke på ved å trykke på nedtrekksmenyen Mer.

Klikk Lagre som for å lagre søket til senere bruk - søket blir da lagret som et filter som du navngir. Et filter er altså et lagret søk som viser ønskede data fra systemet på det gitte tidspunktet. 

Filterresultater kan så presenteres på ulike måter ved å legges på ulike dashbord. 

Dashbord

Når du har logget inn i Powercatch, havner du i ett av dine tilgjengelige dashbord. Et dashbord er en arbeidsflate tilpasset den enkelte brukers behov, som bygges opp av ulike miniprogrammer. Et miniprogram kan være kartet (Mapit), en tabell, et kakediagram eller lignende, og er en presentasjon eller visning av data. Data som vises er som oftest resultatet av et filter.

Det finnes en rekke forhåndsdefinerte dashbord, og det er også mulig å lage sine egne. 

For å gå til et annet dashbord kan du enten:

  • klikke på ønsket lenke i menyen til venstre - denne menyen viser en liste over dine favorittmarkerte dashbord, eller
  • gå til menypunkt "Dashbord" og velge aktuelt dashbord i nedtrekksmenyen

For å komme tilbake til sist brukte dashbord, klikker du på logoen til Powercatch eller menypunktet «Dashbord» i toppmenyen.

Administrere dashbord

Fra "Administrer dashbord" i menypunktet "Dashbord" er det mulig å lage nye dashbord, og søke opp dashbord som andre har laget og delt. 

Du kan velge mellom Favoritter (de du har favorittmarkert), Mine (de du har laget selv), Populær (Dashboard som andre har laget og delt, og som flere har favorittmarkert) og Søk (søke etter et gitt dashbord).

For å lage et nytt dashboard klikker du "Opprett nytt dashboard". 

Da kommer følgende skjermbilde opp:

Gi dashbordet et forklarende navn, og gjerne en ytterligere beskrivelse. I nedtrekksmenyen "start fra" kan du velge om du vil starte med et tomt dashboard eller om du vil starte med en kopi av et annet dashbord. For å favorittmarkere et dashbord, trykk på stjerna så den blir svart. Hvis du vil dele dashbordet med en annen gruppe eller person velger du det fra nedtrekksmenyen "Del med", og klikker "legg til". Startet du med "Tomt dashbord" ser det slik ut når det opprettes:

For å legge til innhold på dashbordet, velg "legg til et miniprogram". Da kommer denne menyen opp: 

Velg eller søk opp aktuelt miniprogram og trykk "legg til nå". Du kan legge til flere miniprogram før du avslutter - dette gjøres ved å klikke på krysset i øverste høyre hjørne av menyen.

De fleste miniprogrammer krever litt konfigurering før de kan vises. Angi først hvilket filter som skal benyttes - dette avgjør hvilke data som presenteres i miniprogrammet.

Velg deretter hvilke felter du vil se i miniprogrammet og hvilket oppdateringsintervall du vil det skal være. Klikk deretter lagre.


Du kan redigere på oppsettet av miniprogrammet ved å trykke på "..." oppe i høyre hjørnet av boksen.

Da kommer det en ny nedtrekksmeny opp. Ved å velge "Edit" kan du endre på konfigurasjonen.

Forhåndsdefinerte dashbord

For hvert nettselskap vil det bli forhåndsdefinert flere ulike dashbord:

  • Daglig framdrift
  • Ukentlig framdrift
  • Månedlig framdrift
  • Tillegg (statistikk over tilleggsarbeide)
  • Avvik (statistikk over registrerte avvik)

I tillegg er det definert noen dashbord for prosjektet totalt:

  • Ukentlig framdrift
  • Månedlig framdrift


Arbeidsordre

Arbeidsflyt

En arbeidsflyt er alle stegene (statusene) en arbeidsordre går gjennom fra den opprettes og til den ferdigstilles (lukkes). Ulike arbeidsordretyper kan ha ulike arbeidsflyter, avhengig av hvilken prosess som skal følges. Mellom hver steg/status kan det legges inn betingelser for at ordren skal kunne endres, og/eller validering av data i ordren. Det kan også legges til etterbehandlingsregler, som gjerne kan være oppdatering av et eksternt system, utsending av et varsel eller automatisk generering av nye ordrer. 

For AMS-modulen brukes en tilpasset arbeidsflyt, med følgende statuser:  (Merk: fargekoder er konfigurerbare.  De samme fargene bør settes opp likt i Bookit og Mapit):

 Åpen - Arbeidsordren er opprettet men det er ikke påbegynt noe arbeid

 Under planlegging - Planlegger jobber med arbeidsordren, og plasserer den i tid og i forhold til tilgjengelige ressurser

 Klar til utskrift (kun for brevbooking) - Planlegger er ferdig med å planlegge arbeidsordren, og den er tidfestet og tildelt tilgjengelig ressurs. Det er klart for at kundebrev skal kunne genereres.

 Venter på respons - Det har blitt sendt ut en SMS eller generert brev til kunden, men kunden har ikke svart. Arbeidsordren settes automatisk i denne statusen når SMS sendes ut til kunden, eller brev er generert. Planlegger må overvåke denne statusen for å følge med på ordre som ikke blir besvart av kunde.

 Manuell oppfølging - Arbeidsordren krever manuell oppfølging før den er klar til utførelse. Dette kan skyldes

  • At SMS ikke kunne sendes til kunden (manglende/ugyldig telefonnummer, kunde ønsker ikke å motta SMS, teknisk feil med utsending av SMS)
  • Kunden svarte KONTAKT, eller noe annet enn OK på utsendt SMS/brev

I de aller fleste tilfellene vil arbeidsordren settes automatisk i status Manuell oppfølging basert på SMS-respons. Men det er også mulig å flytte arbeidsordren til denne statusen manuelt.

 Klar til utførelse - Tidspunkt for utførelse av arbeidsordre er bekreftet med kunde, og arbeidsordren er tilgjengelig i Powercatch mobil for den montøren som er ansvarlig for å utføre arbeidsordren. Denne statusen settes automatisk eller manuelt:

  • Hvis kunde svarte OK på utsendt SMS eller brev, settes arbeidsordren automatisk til denne statusen
  • Hvis en bekreftelses-SMS blir sendt fra arbeidsordren mens den er i status Manuell oppfølging, settes arbeidsordren automatisk til denne statusen.
  • Planlegger kan manuelt flytte en arbeidsordre fra status Manuell oppfølging til Klar til utførelse ved å klikke "Send til utførelse" i arbeidsordrevisningen (se eget avsnitt)

 Under arbeid - Montøren har begynt å jobbe på arbeidsordren i felt. Merk at denne statusen ikke er påkrevd, slik at en arbeidsordre kan gå direkte fra Klar til utførelse til Løst.

 Løst - Montøren har avsluttet arbeidsordren. Dette kan enten bety at arbeidet ble utført som planlagt, eller at ordren ikke kunne gjennomføres. Se Retur av ordre fra montør for mer informasjon om dette.

 Reåpnet - Arbeidsordren har vært løst tidligere, men har blitt reåpnet for å gjøre et nytt forsøk. Fra Reåpnet må arbeidsordren flyttes manuelt til Under planlegging for å gå gjennom løpet på nytt.

 Lukket - Arbeidsordren er ferdigbehandlet i Powercatch. Denne statusen settes automatisk eller manuelt:

  • Hvis målerbyttet ble gjennomført uten problemer, settes arbeidsordre automatisk til lukket
  • Hvis Planlegger vurderer at en arbeidsordre ikke lenger skal forsøkes gjennomført, settes den manuelt i status Lukket. 

 Avvist i Quant - Validering i Quant har feilet, og Quant har derfor sendt ordren tilbake til Powercatch for å rettes opp i. Fra Avvist i Quant må arbeidsordren flyttes manuelt til Manuell oppfølging for å få rettet opp i problemet snarest. Planlegger må overvåke denne statusen for å følge med på ordre som må følges opp manuelt.

 På vent - Arbeidsordren er satt midlertidig på vent, f.eks. fordi en kunde er utilgjengelig i et tidsrom.

Visning av arbeidsordre

Ved å klikke på den unike nøkkelen (ID-en) til en arbeisdordre, åpnes arbeidsordren med skjermbilde for visning av arbeidsordren, med flere ulike faner med informasjon.

Under emnefeltet ligger en knapperad med de mest brukte funksjonene. Knappene vil variere noe avhengig av hvor arbeidsordren befinner seg i arbeidsflyten, men de som er mest aktuelle er;

  • «Rediger» arbeidsordre 
  • «Tildel meg» – arbeidsordreen tildeles automatisk til pålogget bruker
  • «Kommentar» – dersom du klikker denne menyknappen havner du i feltet for å skrive inn en kommentar på saken. Klikk «Legg til» for å fullføre og knytte teksten til saken
  • «Flere handlinger» – under denne menyknappen finnes flere valg. Dette er nærmere beskrevet i et eget avsnitt.

I tillegg vises hvilken status arbeidsordren har. Merk at fargebakgrunnen på statusteksten på saksvisning ikke matcher fargene i kartet og booking-kalenderen (dette er en begrensning i underliggende plattform).


Rediger arbeidsordre

Dersom du ønsker å redigere data på en arbeidsordre, åpner du den og klikker deretter knappen Rediger.
Skjermbilde for «Rediger sak» vil da åpnes i et eget vindu i forgrunnen. Tilgjengelige faner vil variere mellom ulike ordretyper. Når du er ferdig med å redigere, klikker du «Oppdater» nede til høyre i vinduet. Vinduet lukkes, data oppdateres og du havner tilbake i visning av den aktuelle saken. 
Dersom du likevel ikke ønsker å gjøre endringer på saken, klikker du «Avbryt» nede til høyre. 

For noen kunder er det etablert en egen fane for felter som oppdateres fra fagsystemer (eks:  "Felter som oppdateres fra KIS".)
Her ligger felter som kun skal oppdateres via Quant Flow, og ikke redigeres manuelt.

Markering av viktig informasjon

Hvis du ønsker å gjøre montøren oppmerksom på at arbeidsordren inneholder viktig informasjon, kan dette gjøres i redigeringsvinduet.

  • Klikk Rediger
  • Skriv inn beskjeden i arbeidsordrens beskrivelsesfelt
  • Huk av for "Ja" i feltet "Inneholder viktig info". 

Slike ordre vil markeres med et rødt utropstegn i oppgavelista til montøren på mobil, og han/hun gjøres dermed oppmerksom på at det ligger viktig informasjon på ordren.

Markering av vanskelig måler

Hvis du ønsker å markere at en måler er vanskelig å bytte, kan dette gjøres i redigeringsvinduet, på samme måte som markering av viktig informasjon: 
  • Klikk Rediger
  • Huk av for "Ja" i feltet "Vanskelig måler"
Merk at denne informasjonen kun er tilgjengelig på ordrevisning på web. Den vil ikke være synlig på mobil.

Flere handlinger

Skjermbildet under viser ulike valg under menypunktet «Flere handlinger».

De mest aktuelle menyene her vil være;

  • «Send SMS» - mulighet for å sende SMS til kunden. Menypunktet er kun tilgjengelig for gitte statuser i arbeidsordren, hvis arbeidsordren har et mobilnummer, og hvis det ikke er huket av for "Skal kunden ha SMS". Se Utsending av SMS fra saksvisning for mer informasjon om denne funksjonen. 
  • «Se saken i Mapit» - åpner saken i kartvisning i en ny fane i nettleseren. Dette vil kun fungere hvis arbeidsordren har en gyldig posisjon
  • «Legg ved filer» – mulighet for å laste opp ett eller flere vedlegg til saken
  • «Legg ved skjermbilde»
  • «Lenke» – dersom det skal lenkes fra en sak til en annen.

Grovplanlegging av arbeidsordre


I grovplanleggingen benyttes en funksjon kalt "masseoppdatering". Denne funksjonen krever mye ressurser, og kan derfor resultere i at systemet oppleves tregere. Grovplanlegging bør dermed unngås i parallell med vanlig planlegging.

Utvelgelse og tildeling av mange ordre

Når man har veldig mange saker som skal bearbeides er det nødvendig å en utvelgelse og jobbe med en bit om gangen.
Ett godt utgangspunkt for grovinndeling kan f.eks være et geografisk område eller et tidsrom / etappe sakene tilhører. 

I eksemplet videre benytter vi etappe som ett slikt eksempel, ettersom mange KIS-systemer som er opphav til arbeidsordre angir en etappe for hvert målerbytte. 

For å finne aktuell etappe det skal planlegges for, klikk "Saker" og deretter "Søk etter saker" fra toppmenyen.

Velg deretter aktuelt nettselskap (prosjekt) og aktuelle sakstyper, samt status Åpen. Fra "Mer"-menyen feltet "Løsningsperiode". Angi aktuell etappe i dette feltet.

Filtrer deretter videre på andre kriterier (f.eks. kommunenummer, postnummer eller lignende), til utvalget er begrenset til færre enn 1000 arbeidsordre.

Hvis det er flere som koordinerer ordrer i tilgrensede områder, så kan det være fornuftig å tildele ordrene man jobber med til seg selv.  Dette er beskrevet i neste avsnitt. 

Tildeling via "Masseoppdatering"

Flere saker kan tildeles til en ansvarlig ved bruk av funksjonen Masseoppdatering.  En generell beskrivelse av masseoppdatering finner du her: Masseoppdatering.  


Fra trefflisten din, velg "Masseoppdatering" fra menyen "Verktøy" og videre "Alle x sak(er)" 

Deretter markerer du de ordrene som skal behandles, eventuelt huker av for alle ordre. Klikk deretter "Neste".

Velg "Rediger saker", og klikk deretter "Neste".

Huk av for endring av "Ansvarlig", og begynn å skrive for å søke opp aktuell planlegger, eventuelt velg "Tildel meg".

Klikk deretter "Bekreft" for å gjennomføring endring av "Ansvarlig" på de aktuelle ordrene.

Trykk til slutt "Godkjenne" endringen av "Ansvarlig".

"Ansvarlig" på de aktuelle ordrene vil nå bli endret.


Flytting av arbeidsordre til status "Under planlegging"

På samme måte som massetildeling av aktuelle ordre, kan man bruke masseoppdateringsfunksjonen i Powercatch for å flytte et sett med arbeidsordre over i status "Under planlegging".

Dette er et nødvendig steg for å signalisere til andre brukere at nå er disse sakene på steget "under planlegging" i arbeidsflyten. 

For å flytte et sett av arbeidsordre til ny status ved hjelp av masseoppdatering, følg stegene beskrevet avsnittet for "Tildeling via masseoppdatering", med følgende forskjell:

I steg 2 velges operasjon "Overgangssaker" i stedet for "Rediger saker"

I steg 3 velges arbeidsflytovergangen som flytter ordrene over i status Under planlegging:


Detaljplanlegging av arbeidsordre for utrulling


Detaljert planlegging av arbeidsordre for utrulling i et gitt område, gjøres ved hjelp av kartkomponenten Mapit, standard Powercatch-filtre, samt Powercatch sin kalender funksjon.

Når arbeidsordre skal planlegges i tid og tildeles riktig montør  kan dette gjøres på flere måter: 

  1. I Powercatch saksnavigator, vis filter med riktig utvalg av arbeidsordre, og dra disse inn i kalenderen
  2. I kartet: vis filter med riktig utvalg av arbeidsordre, og dra disse inn i kalenderen

Disse metodene er nærmere beskrevet under. 

Forberedelser:

  • Lag eller benytt eksisterende filter som inneholder arbeidsordre med status "Under planlegging", men som ikke er tildelt eller har fått tidspunkt for oppstart.


Unable to render {include} The included page could not be found.

Unable to render {include} The included page could not be found.


Utsending av brev til sluttkunde


Framgangsmåten beskrevet her benytter seg flere steder av funksjonaliteten "Masseoppdatering".  En generell beskrivelse av denne funksjonaliteten kan du lese om her: Masseoppdatering

Generering av kode og brev

Når et sett med ordre er tildelt ansvarlig montør og lagt på ønskede tidspunkt (dato og klokkeslett) for utførelse, vil planlegger kunne flytte ordrene til status "Klar til utskrift" slik at sluttkunden kan informeres om tidspunkt pr brev.

Løsningen vil da klargjøre ordrene for utskrift, dvs. generere en unik kode for hver ordre som legges på hvert brev som skal sendes, samt generere brev i pdf format.  Brevene som ble generert blir lagt i en forhåndsavtalt katalog.
 

Dette kan gjøres for enkeltordre eller mange ordre av gangen. Søk opp de ferdigplanlagte ordrene. Dersom du ikke har et Jira filter som gir riktig utvalg, kan du i Bookit søke frem på montør og tidsrom og åpne utvalget i Jira.  Se  Bookit dokumentasjonen /wiki/spaces/BOOKITDOCWORK/pages/3191707604 og /wiki/spaces/BOOKITDOCWORK/pages/3191707732 for ytterligere detaljer. 
Følg fremgangsmåten for Masseoppdatering med utgangspunkt i trefflisten. 


Produsering av brev

Når du er klar til å sende ut brev til et sett med kunder, må du først søke fram ordre som er klare for utskrift. Deretter må du produsere brevene og flytte ordren(e) i arbeidsflyten til status "Venter på respons". Dette kan gjøres for mange ordre av gangen, eller for enkeltordre.

Påfølgende avsnitt beskriver vi flyten der Powercatch har genererer brev og lagt disse i avtalt katalog.  Planlegger må selv følge videre rutiner for brevutskrift som definert for den aktuelle løsningen. De kan variere fra ulike selskaper.  Det er mulig å sende dokumentene manuelt til print og postutsendelse, eller det kan automatiseres via en integrasjon


Markere produsert brev ved hjelp av masseoppdatering

Gå til Powercatch saksnavigator, og søk frem ordre i status "Klar til utskrift", og filtrer evt videre etter behov. Det vil også være et forhåndsdefinert filter "Alle ordre klar til utskrift" som du kan bruke som utgangspunkt (søk fram filteret og marker det som favoritt). 

Fra verktøy-menyen, velg "Masseoppdatering", og deretter "Alle x sak(er)"   

I steg 1 huker du av for de sakene du ønsker å produsere brev for. For å velge alle, huk av i den øverste boksen. Klikk deretter "Neste".

I steg 2 skal du velge  "Overgangssaker" (Overgangssaker gjennom arbeidsflyt). Klikk deretter "Neste".

I steg 3 velger du operasjonsdetaljer, dvs. hvilken arbeidsflytoperasjon som skal gjennomføres. I dette tilfellet er det overgangen/operasjonen PC_TRANSITION_PRINTED som genererer brev. 

I steg 4 velger du om det skal sendes ut varsler for denne operasjonen. Dette steget kan ignoreres - klikk "Neste".

Til slutt bekrefter du operasjonen ved å klikke "Bekreft".


Når du har klikket Bekreft, starter prosessen med å flytte alle ordrene du valgte ut i steg 1 til status "Venter på respons". 


Markere produsert brev for enkeltordre

I noen tilfeller vil det være behov for å sende ut brev for enkeltordre. Dette gjøres ved å klikke knappen "Klar til utskrift" på ordren, slik at et brev blir generert og lagt i forhåndsdefinert katalog.
Når brevet er skrevet ut (manuelt eller via integrasjon) endrer man igjen status på ordren med å klikke på knappen "Generer brev".

 Ordren har da fått ny status "Venter på respons".


Respons fra kunde

Som beskrevet i tidligere avsnitt, vil det genereres en unik kode for hver ordre som blir klargjort for utskrift. Denne koden må kunden inkludere når han/hun skal svare på avtaleforslaget. Koden vil være oppgitt i brevet, sammen med instruksjon om hvordan kunden går fram for å svare. I tillegg til koden må kunden inkludere en meldingstekst som er selve svaret på avtalen.

Hvis meldingsteksten er OK, flyttes den aktuelle arbeidsordren automatisk over i status "Klar til utførelse". 

Hvis meldingsteksten er KONTAKT, eller en annen tekst enn OK, flyttes den aktuelle arbeidsordren automatisk over i status "Manuell oppfølging". 



Bekrefte av avtale med sluttkunde via SMS



Når et sett med ordre er tildelt ansvarlig montør og lagt på ønskede tidspunkt (dato og klokkeslett) for utførelse, kan man gå videre til utsendelse av SMS for å inngå avtale med kunde.

Framgangsmåten beskrevet her benytter seg flere steder av funksjonaliteten "Masseoppdatering".  En generell beskrivelse av denne funksjonaliteten kan du lese om her: Masseoppdatering

Sende ut booking SMS 


SMS utsendelsen kan konfigureres, slik at både tekstformulering og når det sendes melding vil være tilpasset hver enkelt Powercatch instans og prosjekt. Vær derfor oppmerksom på eventuelle tilpassede endringer på den Powercatch installasjonen du jobber på.


For standard AMS utrulling gjelder følgende:


Søk opp de ferdigplanlagte ordrene. Dersom du ikke har et Jira filter som gir riktig utvalg, kan du i Bookit søke frem på montør og tidsrom og åpne utvalget i Jira.  Se  Bookit dokumentasjonen /wiki/spaces/BOOKITDOCWORK/pages/3191707604 og /wiki/spaces/BOOKITDOCWORK/pages/3191707732 for ytterligere detaljer på fremgangsmåte. 
Med utgangspunkt i trefflisten, følg fremgangsmåten for Masseoppdatering for følgende prosess:


Fra verktøy-menyen, velg "Masseoppdatering", og deretter "Alle x sak(er)"
I steg 1 huker du av for de sakene du ønsker å sende ut SMS til. For å velge alle, huk av i den øverste boksen. Klikk deretter "Neste".
I steg 2 skal du velge  "Overgangssaker" (Overgangssaker gjennom arbeidsflyt). Klikk deretter "Neste".
I steg 3 velger du operasjonsdetaljer, dvs. hvilken arbeidsflytoperasjon som skal gjennomføres. I dette tilfellet er det overgangen/operasjonen PC_TRANSITION_BOOKING_SENT som sender ut booking SMS. 
I steg 4 velger du om det skal sendes ut varsler for denne operasjonen. Her er det ikke er snakk om SMS varsel, men epost til de som følger sakene i Powercatch.  Det er som oftest ikke behov for å varsle om dette, klikk "Neste".

Til slutt bekrefter du operasjonen ved å klikke "Bekreft".


Det blir da sendt ut en SMS til alle kundene med forhåndsdefinert tekst som informerer om når det er satt opp tidspunkt for målerbytte.  Arbeidsordrene vil også flyttes i arbeidsflyten til status "Venter på respons", og sms teksten legges til saken som en kommentar.


Sende ut sms med fritekst

I noen tilfeller vil det være behov for å sende en mer tilpasset SMS til kunden. F.eks etter at kunden har tatt direkte kontakt med kundesentret og ønsker en bekreftelse på samtalen.
Åpne den aktuelle ordren i Powercatch web. I panelet til høyre vil du finne en seksjon for "Send sms".   I tekstfeltet skriver du inn ønsket tekst og klikk "Send" for å sende SMS'en. SMS-teksten legges til saken som en kommentar.





Ikke vellykket utsendelse av SMS

Dersom en feil skulle oppstå under utsendelse av SMS vil det komme en feilmelding og arbeidsordren vil ikke kunne endre status. 
 og det blir lagt til en kommentar med informasjon om at SMS utsendelsen feilet.


Respons fra kunde

Hvis kunden svarer med riktig identifikator og teksten "OK" på utsendt booking-SMS, flyttes arbeidsordren automatisk over i status "Klar til utførelse" og det blir lagt til en kommentar med SMS-teksten på ordren. 

Hvis kunden svarer med riktig identifikator og teksten "KONTAKT", eller en annen tekst som ikke er OK, flyttes arbeidsordren automatisk over i status "Manuell oppfølging" og det blir lagt til en kommentar med SMS-teksten på ordren.  




Påminnelser

Bookingpåminnelse

Hvis en kunde ikke har svart på den opprinnelige bookinghenvendelsen innen et gitt tidsrom, kan man konfigurere at det automatisk bli sendt ut en booking-påminnelse (dersom ordren inneholder et telefonnummer). Ordren vil bli flyttet til status "Manuell oppfølging" i dette tilfellet. Hvor lang tid det tar før påminnelsen sendes ut, er konfigurerbart av administrator, og vil variere avhengig av om opprinnelig booking skjer per SMS eller per brev.

Ansvarlig for planleggingen må derfor overvåke ordre i statusen "Manuell oppfølging". For ordre der man ikke lenger ønsker å vente på respons, og før påminnelsen er sendt ut, kan du manuelt flytte dem over i Manuell oppfølging ved å gå inn på arbeidsordren og klikke "Følg opp manuelt".  

Avtalepåminnelse

For ordre som er bekreftet av kunde og i status Klar til utførelse, kan man konfigurere at det automatisk bli sendt en avtalepåminnelse på SMS til kunde dagen før tidspunktet for målerbytte (dersom ordren inneholder et telefonnummer).

Manuell oppfølging av ordre

Ordre i status "Manuell oppfølging" må overvåkes og håndteres individuelt. I mange tilfeller må kunden kontaktes per telefon for å avklare tidspunkt.

Manuell bekreftelse på at tidspunkt passer

Når kunden har blitt kontaktet, og det er enighet om tidspunkt for gjennomføring av ordren, må status på ordren endres manuelt.

Åpne ordren fra kartet eller kalender.

  • Hvis kunden ikke trenger bekreftelses-SMS: klikk Send til utførelse.
    Typiske tilfeller der det ikke er behov for bekreftelses-SMS er når kunden svarer "Ok!!", "Det er greit", eller tilsvarende (altså når systemet ikke gjenkjenner det som en bekreftelse, siden teksten ikke er nøyaktig "OK"). 
  • Hvis kunden skal ha bekreftelses-SMS: fra menyen "Flere handlinger", velg "Send SMS". Deretter velges meldingstype "Bookingbekreftelse". Dette vil føre til at ordren flyttes automatisk til status "Klar til utførelse".
    En bekreftelses-SMS sendes gjerne ut når avtale har blitt bekreftet per telefon.

Ordren vil nå være tilgjengelig på mobil for ansvarlig montør når han/hun synkroniserer neste gang.


Foreslått tidspunkt passer ikke

Dersom planlagt tidspunkt ikke passer for kunden, søk fram til arbeidsordren (i kart eller saksnavigatoren) og åpne den. I en annen fane, åpne kalender, og finn et nytt passende tidspunkt. 

Når du har funnet et nytt tidspunkt som passer for kunden, kan du justere tidspunkt/ansvarlig manuelt, eller dra ordren inn i kalenderen på nytt.

Dra inn ordren på nytt: I kalender, bla fram til dagen for det nye tidspunktet. I fanen som inneholder selve ordren, hold nede venstre museknapp på saks-ID, ta tak i den og dra den inn i kalender på ønsket tidspunkt. 

Manuell redigering: Klikk rediger på saken, og sett "Planlagt starttid" til det nye tidspunktet. Du kan også manuelt justere på estimatet. Hvis du f.eks. har blitt enig med kunden om at montøren kan komme den 22.04.2020  mellom kl 10 og 11, setter du planlagt starttid til 22.04.2020 10:00:00, og estimat til 1h (1 time). Ansvarlig settes til tilgjengelig montør.


Kunde er midlertidig ikke tilgjengelig

Dersom kunden er midlertidig utilgjengelig, settes ordren på vent:

  • Åpne ordren fra kartet eller kalender
  • Gå til menyen "Arbeidsflyt" og velg "Sett på vent". 


Du vil da få opp en skjerm som lar deg angi et omtrentlig tidspunkt for når kunden er tilbake. Du har også mulighet til å endre ansvarlig (f.eks. sette den til utildelt).

Når det oppnås kontakt med kunden kan status endres manuelt på samme måte, eventuelt planlegge ordren på nytt.


Retur av ordre fra montør

Når ordre returneres fra montør vil denne automatisk få status "Løst".

Ordre som er vellykket utført (eks målerbyttet ble gjennomført som planlagt) vil i tillegg få løsningsstatus "Ok". 

Ordre som ikke kunne gjennomføres, eks montør fikk ikke utført målerbyttet, vil også få status "Løst", men en annen løsningsstatus enn "Ok".  

Løsningsstatus Ok

Ordre som er vellykket gjennomført returneres av montør med status "Løst" og løsningsstatus "Ok".

Disse ordrene går automatisk videre i arbeidsflyten til status "Lukket" og sendes videre for validering i komponentregisteret i Quant.

Løsningsstatus ikke ok

Dersom en ordre ikke kan gjennomføres av montør, men må avbrytes, vil ordren likevel få status "Løst" ved retur.

Montøren velger da en av annen løsningsstatus på ordren før den returneres. Hvilke valg som er tilgjengelig vil variere mellom Powercatch-instanser men de kan eksempelvis være:

  • Kunde ikke hjemme
  • Ikke plass i sikringsskapet
  • Farlig anlegg
  • Ingen adgang
  • Kunden nekter
  • Manglende nøkkel
  • Manglende utstyr
  • Feil informasjon
  • Materiellproblem
  • Manglende infrastruktur
  • Annet

Slike ordre kategoriseres som "Bomtur" og kan presenteres i egne diagram i eget dashbord. Se figuren under.

Planlegger må se gjennom hver av disse tilfellene og vurdere om ordren skal gjenåpnes for nytt forsøk. Klikk da knappen "Re-åpne sak", og deretter "Planlegg på nytt" for å starte et nytt planleggingsløp.

Dersom det ikke skal gjøres flere forsøk settes status manuelt til status "Lukket" ved å klikke "Lukk sak".


Feilsituasjoner

Ordre som avvises av Quant

I noen tilfeller kan arbeidsordre som i utgangspunktet ble utført med løsningsstatus Ok, bli avvist av Quant, f.eks. fordi måleren tilhører et annet nettselskap. Dersom en ordre avvises av Quant får den automatisk status "Avvist i Quant". Slike ordre må overvåkes og flyttes til "Manuell oppfølging" for videre håndtering. Ordre i status "Avvist i Quant" vil få en egen fargei kalenderen (fargen er avhengig av innstillinger, men det settes opp med rød farge som utgangspunkt). I kartet vil de vises på samme måte som ordre som krever manuell oppfølging - dvs. et oransje kart-ikon med utropstegn.

Kansellering av arbeidsordre

Arbeidsordre kan bli kansellert, f.eks. fordi anlegget ikke lenger eksisterer. En kansellering oppstår i nettselskapets KIS-system, og vil sendes videre til Powercatch fra Quant.

Kansellering kan skje for ordre i alle statuser unntatt Lukket, og hva som skjer videre med en ordre etter at Powercatch har mottatt en kanselleringsmelding, vil variere avhengig av ordrens status

Arbeidsordre som ikke er påbegynt (status Åpen)

Når det kommer en kanselleringsmelding fra Quant, vil Powercatch automatisk lukke arbeidsordren med løsningsstatus "Kansellert". Arbeidsordren merkes med en tydelig kommentar som sier at den er kansellert.

For arbeidsordre i denne statusen er det ikke nødvendig med noen form for manuell oppfølging.

Arbeidsordre som er påbegynt

Dette gjelder arbeidsordre i følgende statuser:

  • Under planlegging
  • På vent
  • Klar til utskrift (gjelder kun for brevbooking)
  • Venter på respons
  • Manuell oppfølging
  • Klar til utførelse
  • Reåpnet
  • Avvist i Quant
  • Under arbeid

Når det kommer en kanselleringsmelding fra Quant, vil Powercatch automatisk flytte arbeidsordren til status "Manuell oppfølging". Arbeidsordren vil merkes med en tydelig kommentar som sier at den er kansellert, og hva forrige status var:

Planlegger må overvåke ordre i status "Manuell oppfølging", og vurdere hvert enkelt tilfelle av kansellering. Hvis avtale er booket eller det har vært annen kontakt med kunde, må kunden kontaktes og informeres om kanselleringen. 

Hvis arbeidsordren allerede er ute hos montør ("Klar til utførelse" eller "Under arbeid"), må montøren kontaktes snarest. Hvis arbeidet allerede er igangsatt, må planlegger i samråd med montør vurdere hva som er beste utfall.

Etter at vurdering er gjort, og eventuell kontakt med kunde og/eller montør er avsluttet, lukkes ordren manuelt på følgende måte:

Velg arbeidsflytoperasjonen Lukk sak, og Løsningsstatus Kansellert.

Husk å legge inn kommentar om hva som ble besluttet utført.

Arbeidsordre som er forsøkt løst men ikke gjennomført (bomturer)

Arbeidsordre som har blitt forsøkt utført i felt, men ikke kunne gjennomføres, vil ligge i Powercatch i status Løst, og med en annen løsningsstatus enn Ok. 

Når det kommer en kanselleringsmelding fra Quant for slike arbeidsordre, vil Powercatch reåpne arbeidsordren automatisk, og flytte den til status "Manuell oppfølging". Arbeidsordren merkes med en tydelig kommentar som sier at den er kansellert, og hva forrige status og løsningsstatus var. På samme måte som for arbeidsordre som er påbegynt, må det gjøres en vurdering av disse på individuell basis. Etter at vurdering er gjort, og eventuell kontakt med kunde og/eller montør er avsluttet, lukkes ordren:

Velg arbeidsflytoperasjonen Lukk sak, og Løsningsstatus Kansellert.