Utsending av brev til sluttkunde

Framgangsmåten beskrevet her benytter seg flere steder av funksjonaliteten "Masseoppdatering". En generell beskrivelse av denne funksjonaliteten kan du lese om her: Masseoppdatering

Generering av kode og brev

Når et sett med ordre er tildelt ansvarlig montør og lagt på ønskede tidspunkt (dato og klokkeslett) for utførelse, vil planlegger kunne flytte ordrene til status "Klar til utskrift" slik at sluttkunden kan informeres om tidspunkt pr brev.

Løsningen vil da klargjøre ordrene for utskrift, dvs. generere en unik kode for hver ordre som legges på hvert brev som skal sendes, samt generere brev i pdf format. Brevene som ble generert blir lagt i en forhåndsavtalt katalog.

Dette kan gjøres for enkeltordre eller mange ordre av gangen. Søk opp de ferdigplanlagte ordrene. Dersom du ikke har et Jira filter som gir riktig utvalg, kan du i Bookit søke frem på montør og tidsrom og åpne utvalget i Jira. Se Bookit dokumentasjonen /wiki/spaces/BOOKITDOCWORK/pages/3191707604 og /wiki/spaces/BOOKITDOCWORK/pages/3191707732 for ytterligere detaljer.
Følg fremgangsmåten for Masseoppdatering med utgangspunkt i trefflisten.

Produsering av brev

Når du er klar til å sende ut brev til et sett med kunder, må du først søke fram ordre som er klare for utskrift. Deretter må du produsere brevene og flytte ordren(e) i arbeidsflyten til status "Venter på respons". Dette kan gjøres for mange ordre av gangen, eller for enkeltordre.

Påfølgende avsnitt beskriver vi flyten der Powercatch har genererer brev og lagt disse i avtalt katalog. Planlegger må selv følge videre rutiner for brevutskrift som definert for den aktuelle løsningen. De kan variere fra ulike selskaper. Det er mulig å sende dokumentene manuelt til print og postutsendelse, eller det kan automatiseres via en integrasjon

Markere produsert brev ved hjelp av masseoppdatering

Gå til Powercatch saksnavigator, og søk frem ordre i status "Klar til utskrift", og filtrer evt videre etter behov. Det vil også være et forhåndsdefinert filter "Alle ordre klar til utskrift" som du kan bruke som utgangspunkt (søk fram filteret og marker det som favoritt).

Fra verktøy-menyen, velg "Masseoppdatering", og deretter "Alle x sak(er)"

I steg 1 huker du av for de sakene du ønsker å produsere brev for. For å velge alle, huk av i den øverste boksen. Klikk deretter "Neste".

I steg 2 skal du velge "Overgangssaker" (Overgangssaker gjennom arbeidsflyt). Klikk deretter "Neste".

I steg 3 velger du operasjonsdetaljer, dvs. hvilken arbeidsflytoperasjon som skal gjennomføres. I dette tilfellet er det overgangen/operasjonen PC_TRANSITION_PRINTED som genererer brev.

I steg 4 velger du om det skal sendes ut varsler for denne operasjonen. Dette steget kan ignoreres - klikk "Neste".

Til slutt bekrefter du operasjonen ved å klikke "Bekreft".

Når du har klikket Bekreft, starter prosessen med å flytte alle ordrene du valgte ut i steg 1 til status "Venter på respons".

Markere produsert brev for enkeltordre

I noen tilfeller vil det være behov for å sende ut brev for enkeltordre. Dette gjøres ved å klikke knappen "Klar til utskrift" på ordren, slik at et brev blir generert og lagt i forhåndsdefinert katalog.
Når brevet er skrevet ut (manuelt eller via integrasjon) endrer man igjen status på ordren med å klikke på knappen "Generer brev".

Ordren har da fått ny status "Venter på respons".

Respons fra kunde

Som beskrevet i tidligere avsnitt, vil det genereres en unik kode for hver ordre som blir klargjort for utskrift. Denne koden må kunden inkludere når han/hun skal svare på avtaleforslaget. Koden vil være oppgitt i brevet, sammen med instruksjon om hvordan kunden går fram for å svare. I tillegg til koden må kunden inkludere en meldingstekst som er selve svaret på avtalen.

Hvis meldingsteksten er OK, flyttes den aktuelle arbeidsordren automatisk over i status "Klar til utførelse".

Hvis meldingsteksten er KONTAKT, eller en annen tekst enn OK, flyttes den aktuelle arbeidsordren automatisk over i status "Manuell oppfølging".