Basisfunksjoner

Ettersom Powercatch benytter seg av Atlassian Jira vil noen basisfunksjoner som knappeutførelse og standard ikoner kunne endres mellom versjoner. Dersom det er avvik mellom skjermbildene og det du ser på skjermen kan dette skyldes ulike versjoner.

Søk, filter og saksnavigator

Powercatch har kraftig søke- og filtreringsfunksjonalitet som kan benyttes til rapportering, masseoppdatering, analyser, oversikter mm. Søk kan også lagres, og et lagret søk kalles et filter. Filtre kan deles med andre, presenteres på ulike måter på et dashbord, og abonneres på. Favorittmarkerte filter gjøres også tilgjengelig for visning i kartet. Det finnes både en enkel og en avansert søkemulighet og i tillegg hurtigsøksfunksjoner.

Ved å klikke på menypunktet «Saker» i toppmenyen kommer du inn i søk- og filter delen av Powercatch, også kalt saksnavigator.

Klikker du på «Nytt filter» vil du se alle arbeidsordre du har tilgang til i Powercatch.

Gjør deretter et søk/utvalg ved å benytte knappene slik som Prosjekt, sakstype, status osv. Slik vil søket bli forfinet til du finner den informasjonen du er ute etter. Du kan også legge til andre felter du ønsker å søke på ved å trykke på nedtrekksmenyen Mer.

Klikk Lagre som for å lagre søket til senere bruk - søket blir da lagret som et filter som du navngir. Et filter er altså et lagret søk som viser ønskede data fra systemet på det gitte tidspunktet.

Filterresultater kan så presenteres på ulike måter ved å legges på ulike dashbord.

Dashbord

Når du har logget inn i Powercatch, havner du i ett av dine tilgjengelige dashbord. Et dashbord er en arbeidsflate tilpasset den enkelte brukers behov, som bygges opp av ulike miniprogrammer. Et miniprogram kan være kartet (Mapit), en tabell, et kakediagram eller lignende, og er en presentasjon eller visning av data. Data som vises er som oftest resultatet av et filter.

Det finnes en rekke forhåndsdefinerte dashbord, og det er også mulig å lage sine egne.

For å gå til et annet dashbord kan du enten:

klikke på ønsket lenke i menyen til venstre - denne menyen viser en liste over dine favorittmarkerte dashbord, eller
gå til menypunkt "Dashbord" og velge aktuelt dashbord i nedtrekksmenyen

For å komme tilbake til sist brukte dashbord, klikker du på logoen til Powercatch eller menypunktet «Dashbord» i toppmenyen.

Administrere dashbord

Fra "Administrer dashbord" i menypunktet "Dashbord" er det mulig å lage nye dashbord, og søke opp dashbord som andre har laget og delt.

Du kan velge mellom Favoritter (de du har favorittmarkert), Mine (de du har laget selv), Populær (Dashboard som andre har laget og delt, og som flere har favorittmarkert) og Søk (søke etter et gitt dashbord).

For å lage et nytt dashboard klikker du "Opprett nytt dashboard".

Da kommer følgende skjermbilde opp:

Gi dashbordet et forklarende navn, og gjerne en ytterligere beskrivelse. I nedtrekksmenyen "start fra" kan du velge om du vil starte med et tomt dashboard eller om du vil starte med en kopi av et annet dashbord. For å favorittmarkere et dashbord, trykk på stjerna så den blir svart. Hvis du vil dele dashbordet med en annen gruppe eller person velger du det fra nedtrekksmenyen "Del med", og klikker "legg til". Startet du med "Tomt dashbord" ser det slik ut når det opprettes:

For å legge til innhold på dashbordet, velg "legg til et miniprogram". Da kommer denne menyen opp:

Velg eller søk opp aktuelt miniprogram og trykk "legg til nå". Du kan legge til flere miniprogram før du avslutter - dette gjøres ved å klikke på krysset i øverste høyre hjørne av menyen.

De fleste miniprogrammer krever litt konfigurering før de kan vises. Angi først hvilket filter som skal benyttes - dette avgjør hvilke data som presenteres i miniprogrammet.

Velg deretter hvilke felter du vil se i miniprogrammet og hvilket oppdateringsintervall du vil det skal være. Klikk deretter lagre.

Du kan redigere på oppsettet av miniprogrammet ved å trykke på "..." oppe i høyre hjørnet av boksen.

Da kommer det en ny nedtrekksmeny opp. Ved å velge "Edit" kan du endre på konfigurasjonen.

Forhåndsdefinerte dashbord

For hvert nettselskap vil det bli forhåndsdefinert flere ulike dashbord:

Daglig framdrift
Ukentlig framdrift
Månedlig framdrift
Tillegg (statistikk over tilleggsarbeide)
Avvik (statistikk over registrerte avvik)

I tillegg er det definert noen dashbord for prosjektet totalt:

Ukentlig framdrift
Månedlig framdrift

Arbeidsordre

Arbeidsflyt

En arbeidsflyt er alle stegene (statusene) en arbeidsordre går gjennom fra den opprettes og til den ferdigstilles (lukkes). Ulike arbeidsordretyper kan ha ulike arbeidsflyter, avhengig av hvilken prosess som skal følges. Mellom hver steg/status kan det legges inn betingelser for at ordren skal kunne endres, og/eller validering av data i ordren. Det kan også legges til etterbehandlingsregler, som gjerne kan være oppdatering av et eksternt system, utsending av et varsel eller automatisk generering av nye ordrer.

For AMS-modulen brukes en tilpasset arbeidsflyt, med følgende statuser: (Merk: fargekoder er konfigurerbare. De samme fargene bør settes opp likt i Bookit og Mapit):

Åpen - Arbeidsordren er opprettet men det er ikke påbegynt noe arbeid

Under planlegging - Planlegger jobber med arbeidsordren, og plasserer den i tid og i forhold til tilgjengelige ressurser

Klar til utskrift (kun for brevbooking) - Planlegger er ferdig med å planlegge arbeidsordren, og den er tidfestet og tildelt tilgjengelig ressurs. Det er klart for at kundebrev skal kunne genereres.

Venter på respons - Det har blitt sendt ut en SMS eller generert brev til kunden, men kunden har ikke svart. Arbeidsordren settes automatisk i denne statusen når SMS sendes ut til kunden, eller brev er generert. Planlegger må overvåke denne statusen for å følge med på ordre som ikke blir besvart av kunde.

Manuell oppfølging - Arbeidsordren krever manuell oppfølging før den er klar til utførelse. Dette kan skyldes

At SMS ikke kunne sendes til kunden (manglende/ugyldig telefonnummer, kunde ønsker ikke å motta SMS, teknisk feil med utsending av SMS)
Kunden svarte KONTAKT, eller noe annet enn OK på utsendt SMS/brev

I de aller fleste tilfellene vil arbeidsordren settes automatisk i status Manuell oppfølging basert på SMS-respons. Men det er også mulig å flytte arbeidsordren til denne statusen manuelt.

Klar til utførelse - Tidspunkt for utførelse av arbeidsordre er bekreftet med kunde, og arbeidsordren er tilgjengelig i Powercatch mobil for den montøren som er ansvarlig for å utføre arbeidsordren. Denne statusen settes automatisk eller manuelt:

Hvis kunde svarte OK på utsendt SMS eller brev, settes arbeidsordren automatisk til denne statusen
Hvis en bekreftelses-SMS blir sendt fra arbeidsordren mens den er i status Manuell oppfølging, settes arbeidsordren automatisk til denne statusen.
Planlegger kan manuelt flytte en arbeidsordre fra status Manuell oppfølging til Klar til utførelse ved å klikke "Send til utførelse" i arbeidsordrevisningen (se eget avsnitt)

Under arbeid - Montøren har begynt å jobbe på arbeidsordren i felt. Merk at denne statusen ikke er påkrevd, slik at en arbeidsordre kan gå direkte fra Klar til utførelse til Løst.

Løst - Montøren har avsluttet arbeidsordren. Dette kan enten bety at arbeidet ble utført som planlagt, eller at ordren ikke kunne gjennomføres. Se Retur av ordre fra montør for mer informasjon om dette.

Reåpnet - Arbeidsordren har vært løst tidligere, men har blitt reåpnet for å gjøre et nytt forsøk. Fra Reåpnet må arbeidsordren flyttes manuelt til Under planlegging for å gå gjennom løpet på nytt.

Lukket - Arbeidsordren er ferdigbehandlet i Powercatch. Denne statusen settes automatisk eller manuelt:

Hvis målerbyttet ble gjennomført uten problemer, settes arbeidsordre automatisk til lukket
Hvis Planlegger vurderer at en arbeidsordre ikke lenger skal forsøkes gjennomført, settes den manuelt i status Lukket.

Avvist i Quant - Validering i Quant har feilet, og Quant har derfor sendt ordren tilbake til Powercatch for å rettes opp i. Fra Avvist i Quant må arbeidsordren flyttes manuelt til Manuell oppfølging for å få rettet opp i problemet snarest. Planlegger må overvåke denne statusen for å følge med på ordre som må følges opp manuelt.

På vent - Arbeidsordren er satt midlertidig på vent, f.eks. fordi en kunde er utilgjengelig i et tidsrom.

Visning av arbeidsordre

Ved å klikke på den unike nøkkelen (ID-en) til en arbeisdordre, åpnes arbeidsordren med skjermbilde for visning av arbeidsordren, med flere ulike faner med informasjon.

Under emnefeltet ligger en knapperad med de mest brukte funksjonene. Knappene vil variere noe avhengig av hvor arbeidsordren befinner seg i arbeidsflyten, men de som er mest aktuelle er;

«Rediger» arbeidsordre
«Tildel meg» – arbeidsordreen tildeles automatisk til pålogget bruker
«Kommentar» – dersom du klikker denne menyknappen havner du i feltet for å skrive inn en kommentar på saken. Klikk «Legg til» for å fullføre og knytte teksten til saken
«Flere handlinger» – under denne menyknappen finnes flere valg. Dette er nærmere beskrevet i et eget avsnitt.

I tillegg vises hvilken status arbeidsordren har. Merk at fargebakgrunnen på statusteksten på saksvisning ikke matcher fargene i kartet og booking-kalenderen (dette er en begrensning i underliggende plattform).

Rediger arbeidsordre

Dersom du ønsker å redigere data på en arbeidsordre, åpner du den og klikker deretter knappen Rediger.
Skjermbilde for «Rediger sak» vil da åpnes i et eget vindu i forgrunnen. Tilgjengelige faner vil variere mellom ulike ordretyper. Når du er ferdig med å redigere, klikker du «Oppdater» nede til høyre i vinduet. Vinduet lukkes, data oppdateres og du havner tilbake i visning av den aktuelle saken.
Dersom du likevel ikke ønsker å gjøre endringer på saken, klikker du «Avbryt» nede til høyre.

For noen kunder er det etablert en egen fane for felter som oppdateres fra fagsystemer (eks: "Felter som oppdateres fra KIS".)
Her ligger felter som kun skal oppdateres via Quant Flow, og ikke redigeres manuelt.

Markering av viktig informasjon

Hvis du ønsker å gjøre montøren oppmerksom på at arbeidsordren inneholder viktig informasjon, kan dette gjøres i redigeringsvinduet.

Klikk Rediger
Skriv inn beskjeden i arbeidsordrens beskrivelsesfelt
Huk av for "Ja" i feltet "Inneholder viktig info".

Slike ordre vil markeres med et rødt utropstegn i oppgavelista til montøren på mobil, og han/hun gjøres dermed oppmerksom på at det ligger viktig informasjon på ordren.

Markering av vanskelig måler

Hvis du ønsker å markere at en måler er vanskelig å bytte, kan dette gjøres i redigeringsvinduet, på samme måte som markering av viktig informasjon:

Klikk Rediger
Huk av for "Ja" i feltet "Vanskelig måler"

Merk at denne informasjonen kun er tilgjengelig på ordrevisning på web. Den vil ikke være synlig på mobil.

Flere handlinger

Skjermbildet under viser ulike valg under menypunktet «Flere handlinger».

De mest aktuelle menyene her vil være;

«Send SMS» - mulighet for å sende SMS til kunden. Menypunktet er kun tilgjengelig for gitte statuser i arbeidsordren, hvis arbeidsordren har et mobilnummer, og hvis det ikke er huket av for "Skal kunden ha SMS". Se Utsending av SMS fra saksvisning for mer informasjon om denne funksjonen.
«Se saken i Mapit» - åpner saken i kartvisning i en ny fane i nettleseren. Dette vil kun fungere hvis arbeidsordren har en gyldig posisjon
«Legg ved filer» – mulighet for å laste opp ett eller flere vedlegg til saken
«Legg ved skjermbilde»
«Lenke» – dersom det skal lenkes fra en sak til en annen.