SMS-booking
- Lillann Henriksen Solberg
Bekrefte av avtale med sluttkunde
Denne er kun gyldig for Booking kalenderen.
Låsing av avtale - utsending av SMS
Når et sett med ordre er tildelt ansvarlig montør og lagt på ønskede tidspunkt (dato og klokkeslett) for utførelse, vil booking kunne låse avtale med kunde. Dette gjøres enkeltvis eller for en hel dag om gangen.
Løsningen vil da sende ut SMS-varsel til kunde.
Låsing av avtale for en hel dag
For å låse alle avtalene for en montør på en dag, og sende ut SMS til disse kundene, klikk på låseikonet under navnet på gjeldende montør.
Du vil da få opp en dialog for å bekrefte operasjonen. Når du klikker OK, vil det bli forsøkt sendt booking-SMS til alle kunder på den dagen som er tildelt aktuell montør. Dersom kunde er registrert med mobilnummer, se 10803975812. Dersom utsendelse av SMS til kunde ikke kunne utføres, se 10803975812
Låsing av avtale for en enkeltordre
Vellykket utsendelse av SMS til kunde
Når en ordre låses i booking-kalenderen, vil ordren blinke/pulsere noen ganger før den endrer farge.
Ved vellykket utsendelse av SMS til kunde endres status på ordren fra "Under planlegging" til "Venter på respons", som har brun farge.
Ikke vellykket utsendelse av SMS til kunde
Dersom det er huket av at kunden ikke ønsker SMS eller at feltet for mobilnummer er tomt, vil sendingsstatus være "Feil".
En feilmelding over kalenderen vil være synlig en kort stund og fargen på ordren vil endres til oransje.
Status på ordren vil også endres til "Manuell oppfølging".
Respons fra kunde
Hvis kunden svarer OK på utsendt booking-SMS, flyttes arbeidsordren automatisk over i status "Klar til utførelse".
Hvis kunden svarer KONTAKT, eller en annen tekst som ikke er OK, flyttes arbeidsordren automatisk over i status "Manuell oppfølging".
Oversikt/sammenheng mellom SMS, status og operasjon
Dette diagrammet viser hvilken SMS som sendes og hvilken status arbeidsordren får av de ulike operasjonene i Booking-kalender:
'n/a' indikerer at valget ikke er tilgjengelig for den aktuelle statusen. '-' indikerer at det enten ikke går ut SMS eller at det ikke utføres noen statusendring.
Påminnelser
Bookingpåminnelse
Hvis en kunde ikke har svart på den opprinnelige bookinghenvendelsen innen et gitt tidsrom, vil det automatisk bli sendt ut en booking-påminnelse (dersom ordren inneholder et telefonnummer). Ordren vil bli flyttet til status "Manuell oppfølging" i dette tilfellet. Hvor lang tid det tar før påminnelsen sendes ut, er konfigurerbart av administrator, og vil variere avhengig av om opprinnelig booking skjer per SMS eller per brev.
Ansvarlig for planleggingen må derfor overvåke ordre i statusen "Manuell oppfølging". For ordre der man ikke lenger ønsker å vente på respons, og før påminnelsen er sendt ut, kan du manuelt flytte dem over i Manuell oppfølging ved å gå inn på arbeidsordren og klikke "Følg opp manuelt".
Avtalepåminnelse
For ordre som er bekreftet av kunde og i status Klar til utførelse, vil det automatisk bli sendt en avtalepåminnelse til kunde dagen før tidspunktet for målerbytte.
Manuell oppfølging av ordre
Ordre i status "Manuell oppfølging" må overvåkes og håndteres individuelt. I mange tilfeller må kunden kontaktes per telefon for å avklare tidspunkt.
Manuell bekreftelse på at tidspunkt passer
Når kunden har blitt kontaktet, og det er enighet om tidspunkt for gjennomføring av ordren, må status på ordren endres manuelt.
Åpne ordren fra kartet eller kalender.
- Hvis kunden ikke trenger bekreftelses-SMS: klikk Send til utførelse.
Typiske tilfeller der det ikke er behov for bekreftelses-SMS er når kunden svarer "Ok!!", "Det er greit", eller tilsvarende (altså når systemet ikke gjenkjenner det som en bekreftelse, siden teksten ikke er nøyaktig "OK"). - Hvis kunden skal ha bekreftelses-SMS: fra menyen "Flere handlinger", velg "Send SMS". Deretter velges meldingstype "Bookingbekreftelse". Dette vil føre til at ordren flyttes automatisk til status "Klar til utførelse".
En bekreftelses-SMS sendes gjerne ut når avtale har blitt bekreftet per telefon.
Ordren vil nå være tilgjengelig på mobil for ansvarlig montør når han/hun synkroniserer neste gang.
Foreslått tidspunkt passer ikke
Dersom planlagt tidspunkt ikke passer for kunden, søk fram til arbeidsordren (i kart eller saksnavigatoren) og åpne den. I en annen fane, åpne kalender, og finn et nytt passende tidspunkt.
Når du har funnet et nytt tidspunkt som passer for kunden, kan du justere tidspunkt/ansvarlig manuelt, eller dra ordren inn i kalenderen på nytt.
Dra inn ordren på nytt: I Booking-kalender, bla fram til dagen for det nye tidspunktet. I fanen som inneholder selve ordren, hold nede venstre museknapp på saks-ID, ta tak i den og dra den inn i kalender på ønsket tidspunkt.
Manuell redigering: Klikk rediger på saken, og sett "Planlagt starttid" til det nye tidspunktet. Du kan også manuelt sette slot-tid ved å justere på estimatet. Hvis du f.eks. har blitt enig med kunden om at montøren kan komme den 22.02.2016 mellom kl 10 og 11, setter du planlagt starttid til 22.02.2016 10:00:00, og estimat til 1h (1 time). Ansvarlig settes til tilgjengelig montør.
Husk å justere bookingrekkefølge for angitt montør for den nye dagen.
Kunde er midlertidig ikke tilgjengelig
Dersom kunden er midlertidig utilgjengelig, settes ordren på vent:
- Åpne ordren fra kartet eller Booking-kalender
- Gå til menyen "Arbeidsflyt" og velg "Sett på vent".
Du vil da få opp en skjerm som lar deg angi et omtrentlig tidspunkt for når kunden er tilbake. Du har også mulighet til å endre ansvarlig (f.eks. sette den til utildelt).
Når det oppnås kontakt med kunden kan status endres manuelt på samme måte, eventuelt planlegge ordren på nytt.