Brevbooking
- Lillann Henriksen Solberg
Booking av avtale med sluttkunde
Låsing av avtale - klargjøring for utskrift
Når et sett med ordre er tildelt ansvarlig montør og lagt på ønskede tidspunkt (dato og klokkeslett) for utførelse, vil booking-ansvarlig kunne låse avtalen og informere sluttkunden. Dette gjøres enkeltvis eller for en hel dag om gangen.
Løsningen vil da klargjøre ordrene for utskrift, dvs. generere en unik booking-kode for hver ordre, og flytte ordrene til status "Klar til utskrift".
TIL AVKLARING: skal vi sperre for flytting til "Klar til utskrift" hvis enkelte felter mangler, f.eks. gatenavn?
Merk at låsing av avtale ikke vil generere selve avtalebrevet. Dette må gjøres i en egen operasjon - se eget avsnitt.
Låsing av avtale for en hel dag
For å låse alle avtalene for en montør på en dag, og dermed klargjøre alle ordrene for utskrift, klikk på låseikonet under navnet på gjeldende montør.
Du vil da få opp en dialog for å bekrefte operasjonen. Når du klikker OK, vil alle ordrene bli flyttet til status "Klar til utskrift".
Låsing av avtale for en enkeltordre
Generering av brev
Når du er klar til å sende ut booking-brev til et sett med kunder, må du først søke fram ordre som er klare for utskrift. Deretter må du generere brev ved å flytte ordren(e) i arbeidsflyten til status "Venter på respons". Dette kan gjøres for mange ordre av gangen, eller for enkeltordre.
Påfølgende avsnitt beskriver hvordan PowerCatch genererer booking-brev og legger disse i avtalt katalog. Booking-ansvarlig må selv hente ut brevene fra katalogen, skrive disse ut og sende dem til kundene. Brev som er skrevet ut bør fjernes fra katalogen slik at det er mulig å se hvilke brev som allerede har blitt sendt ut.
Generering av brev ved hjelp av masseoppdatering
Gå til PowerCatch saksnavigator, og søk frem ordre i status "Klar til utskrift", og filtrer evt videre etter behov. Det vil også være et forhåndsdefinert filter "Alle ordre klar til utskrift" som du kan bruke som utgangspunkt (søk fram filteret og marker det som favoritt).
Fra verktøy-menyen, velg "Masseoppdatering", og deretter "Alle x sak(er)"
I steg 1 huker du av for de sakene du ønsker å generere brev for. For å velge alle, huk av i den øverste boksen. Klikk deretter "Neste".
I steg 2 skal du velge operasjon for masseoppdateringen. Her krysser du av for operasjonen "Overgangssaker" (Overgangssaker gjennom arbeidsflyt). Klikk deretter "Neste".
I steg 3 velger du operasjonsdetaljer, dvs. hvilken arbeidsflytoperasjon som skal gjennomføres. I dette tilfellet er det overgangen/operasjonen PC_TRANSITION_PRINTED som genererer brev.
I steg 4 velger du om det skal sendes ut varsler for denne operasjonen. Dette steget kan ignoreres - klikk "Neste".
I steg 5 bekrefter du operasjonen ved å klikke "Bekreft".
Når du har klikket Bekreft, starter prosessen med å generere brev for alle ordrene du valgte ut i steg 1. Arbeidsordrene vil også flyttes i arbeidsflyten til status "Venter på respons".
Brevene som ble generert blir lagt i angitt katalog (se info-avsnitt i starten av kapittelet).
Generering av brev for enkeltordre
I noen tilfeller vil det være behov for å generer brev for enkeltordre. Dette gjøres ved å klikke knappen "Generer brev" på ordren.
Brevet som ble generert blir lagt i angitt katalog (se info-avsnitt i starten av kapittelet).
Respons fra kunde
Som beskrevet i tidligere avsnitt, vil det genereres en unik kode for hver ordre som blir klargjort for utskrift. Denne koden må kunden inkludere når han/hun skal svare på avtaleforslaget. Koden vil være oppgitt i brevet, sammen med instruksjon om hvordan kunden går fram for å svare. I tillegg til koden må kunden inkludere en meldingstekst som er selve svaret på avtalen.
Hvis meldingsteksten er OK, flyttes den aktuelle arbeidsordren automatisk over i status "Klar til utførelse".
Hvis meldingsteksten er KONTAKT, eller en annen tekst enn OK, flyttes den aktuelle arbeidsordren automatisk over i status "Manuell oppfølging".
Påminnelser
Bookingpåminnelse
Hvis en kunde ikke har svart på den opprinnelige bookinghenvendelsen innen et gitt tidsrom, vil det automatisk bli sendt ut en booking-påminnelse (dersom ordren inneholder et telefonnummer). Ordren vil bli flyttet til status "Manuell oppfølging" i dette tilfellet. Hvor lang tid det tar før påminnelsen sendes ut, er konfigurerbart av administrator, og vil variere avhengig av om opprinnelig booking skjer per SMS eller per brev.
Ansvarlig for planleggingen må derfor overvåke ordre i statusen "Manuell oppfølging". For ordre der man ikke lenger ønsker å vente på respons, og før påminnelsen er sendt ut, kan du manuelt flytte dem over i Manuell oppfølging ved å gå inn på arbeidsordren og klikke "Følg opp manuelt".
Avtalepåminnelse
For ordre som er bekreftet av kunde og i status Klar til utførelse, vil det automatisk bli sendt en avtalepåminnelse til kunde dagen før tidspunktet for målerbytte.
Manuell oppfølging av ordre
Ordre i status "Manuell oppfølging" må overvåkes og håndteres individuelt. I mange tilfeller må kunden kontaktes per telefon for å avklare tidspunkt.
Manuell bekreftelse på at tidspunkt passer
Når kunden har blitt kontaktet, og det er enighet om tidspunkt for gjennomføring av ordren, må status på ordren endres manuelt.
Åpne ordren fra kartet eller kalender.
- Hvis kunden ikke trenger bekreftelses-SMS: klikk Send til utførelse.
Typiske tilfeller der det ikke er behov for bekreftelses-SMS er når kunden svarer "Ok!!", "Det er greit", eller tilsvarende (altså når systemet ikke gjenkjenner det som en bekreftelse, siden teksten ikke er nøyaktig "OK"). - Hvis kunden skal ha bekreftelses-SMS: fra menyen "Flere handlinger", velg "Send SMS". Deretter velges meldingstype "Bookingbekreftelse". Dette vil føre til at ordren flyttes automatisk til status "Klar til utførelse".
En bekreftelses-SMS sendes gjerne ut når avtale har blitt bekreftet per telefon.
Ordren vil nå være tilgjengelig på mobil for ansvarlig montør når han/hun synkroniserer neste gang.
Foreslått tidspunkt passer ikke
Dersom planlagt tidspunkt ikke passer for kunden, søk fram til arbeidsordren (i kart eller saksnavigatoren) og åpne den. I en annen fane, åpne kalender, og finn et nytt passende tidspunkt.
Når du har funnet et nytt tidspunkt som passer for kunden, kan du justere tidspunkt/ansvarlig manuelt, eller dra ordren inn i kalenderen på nytt.
Dra inn ordren på nytt: I Booking-kalender, bla fram til dagen for det nye tidspunktet. I fanen som inneholder selve ordren, hold nede venstre museknapp på saks-ID, ta tak i den og dra den inn i kalender på ønsket tidspunkt.
Manuell redigering: Klikk rediger på saken, og sett "Planlagt starttid" til det nye tidspunktet. Du kan også manuelt sette slot-tid ved å justere på estimatet. Hvis du f.eks. har blitt enig med kunden om at montøren kan komme den 22.02.2016 mellom kl 10 og 11, setter du planlagt starttid til 22.02.2016 10:00:00, og estimat til 1h (1 time). Ansvarlig settes til tilgjengelig montør.
Husk å justere bookingrekkefølge for angitt montør for den nye dagen.
Kunde er midlertidig ikke tilgjengelig
Dersom kunden er midlertidig utilgjengelig, settes ordren på vent:
- Åpne ordren fra kartet eller Booking-kalender
- Gå til menyen "Arbeidsflyt" og velg "Sett på vent".
Du vil da få opp en skjerm som lar deg angi et omtrentlig tidspunkt for når kunden er tilbake. Du har også mulighet til å endre ansvarlig (f.eks. sette den til utildelt).
Når det oppnås kontakt med kunden kan status endres manuelt på samme måte, eventuelt planlegge ordren på nytt.